Mobile Menschen haben in der Regel einen Desktop Rechner oder ein Notebook und ein Smartphone. Nun benötigt man unterwegs bestimmte Daten auf einem mobilen Gerät. Der USB-Stick nutzt nichts, denn den kann man nicht an einem Smartphone so einfach nutzen wie an einem PC. Die Datenübermittlung per e-Mail mit einem Anhang ist aufwendig und scheitert oft an dem Limit der zu übermittelnden Datenmenge.
Hier bietet sich das sogenannte Cloud Computing an. Cloud Computing ist ein Ansatz u.a. Datenspeicher über ein Netzwerk dem Benutzer zur Verfügung zu stellen. Die Speicherung der Daten geschieht bildlich in einer Wolke auf einem unbekannten Server.
Es gibt zur Speicherung und Synchronisation kostenlose Software, zum Beispiel Dropbox. Die Dropbox stellt jedem Nutzer 2 GByte Online-Speicherplatz kostenlos zur Verfügung. Weiterer Online Speicher kostet monatliche Gebühren. Andere Anbieter bieten 5 GByte oder gar mehr GB Speicherplatz an. Man benötigt bei Dropbox einen Account. Die Client-Software Dropbox ist einfach in der Bedienung und gut in das jeweilige Betriebssysteme des PCs oder Smartphone integriert.
Es ist notwendig, dass man auf allen PCs und Smartphones einen Client installiert hat, der einen Zugriff auf die Cloud und damit die Synchronisation ermöglicht. So kann man von jedem Gerät Daten in der Wolke speichern bzw. herunterladen. Alle eigenen Geräte sind damit über ein virtuelles Netzwerk verbunden. Wenn man ohne Notebook, Netbook oder Smartphone unterwegs ist, kann man sich an fremden PCs im Webbrowser in die „eigene“ Dropbox einloggen.
Die Synchronisation der Daten findet über die Dropbox-Ordner statt. In der Bedieneroberfläche ist optisch die Unterscheidung zwischen Online- und Offline-Ordnern gut erkennbar. Dem Eigentümer der Daten bleibt es auch vorbehalten, bestimmte Ordner für den Zugriff von Dritten frei zugeben oder nur für das private Herunterladen bereit zu stellen. Der Dienst Dropbox hat keine Probleme, wenn die Verbindung unterbrochen wird. Wenn die Verbindung wieder steht, geht es mit der Übertragung dort weiter, wo sie unterbrochen wurde.
Wird eine Datei am PC geändert und besteht eine Online Verbindung zur Dropbox, so ist die neue Version nach kurzer Zeit auch auf dem angeschlossenen Smartphone zu sehen und damit synchronisiert.
Für die marktführenden Smartphones wie iPhone, Android Geräte und Blackberry existieren Dropbox Apps. Die Programmierschnittstelle (API) von Dropbox nutzen inzwischen über 200 Smartphone- und Web-Apps. Manche erweitern sogar den Funktionsumfang. Im Gegensatz zur Android-Version verbreitet die iPhone App keine Textdateien. Zur Ergänzung benötigt der Benutzer hier die kostenlose App Plain Text oder die kostenpflichtig App Droptext.
Neben der Dropbox sind noch andere Synchronisationsprogramme bekannt wie box.net, Microsoft Live Mesh und SugarSync.
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